MERCOSUR/GMC/RES. Nº 53/02

Anexo II:

Procedimiento para SOLICITUD DE ACREDITACION

1.                 Propósito:

1.1             El propósito de este procedimiento es definir la secuencia de eventos, acciones, interfases y responsabilidades involucradas en el proceso de Solicitud de Acreditación de entidades, individuos y empresas productoras de semillas para la ejecución de tareas inherentes a la certificación de semillas.

2.                 Alcance:

2.1             El alcance de este procedimiento es desde la recepción de las Solicitudes de Acreditación hasta la notificación de aceptación a los solicitantes aptos para la Auditoría Inicial.

3.                 Referencias:

3.1             Criterios para la Acreditación.;

3.2             Normas de Certificación Nacionales e Internacionales;

3.3             Resolución GMC N° 60/97 “Estándar de normas para acreditación, funcionamiento, inspección, auditorías, y pruebas, de referencia, de laboratorios de análisis de semillas” y sus modificaciones.;

3.4             Resolución GMC N° 72/99 “Requisitos para la acreditación/habilitación de muestreadores de lotes de semillas.;

3.5             Instrucciones de Trabajo Locales.

4.                 Definiciones:

4.1             ACS: Agencia de Certificación de Semillas..

4.2             Auditoria Inicial: evaluación "in situ" del solicitante a la acreditación con el propósito de verificar si los Criterios de Acreditación (Anexo A, C y E) han sido implementados..

4.3             Manual de Calidad: documento generado por el solicitante en el que describe su sistema de calidad.

 

5.                 Responsabilidades:

5.1             La ACS es responsable de efectuar la verificación administrativa de las Solicitudes de Acreditación (Anexo B, D y F), devolver las solicitudes incompletas, solicitar las correcciones administrativas a efectuar y de efectuar el cobro de los aranceles..

5.2             La ACS es responsable de efectuar la verificación técnica del Manual de Calidad de las entidades y empresas de semillas, solicitar los Manuales de Calidad revisados cuando sea necesario y notificar a los  solicitantes aprobados o rechazados..

5.3             La ACS es responsable de la evaluación de los individuos solicitantes de acreditación..

5.4             La ACS es responsable de ofrecer capacitación para solicitantes.

 

 

 

 

6.                 Actividades:

6.1             Verificación Administrativa de la Solicitud

6.1.1     La ACS verificará si la Solicitud recibida está completada en su totalidad, y si el solicitante adjunta el recibo de pago del arancel correspondiente.

6.1.2     La verificación será efectuada dentro de un periodo definido por cada país.

6.1.3     Si la Solicitud está incompleta, continuar en 6.2.  Si la Solicitud es administrativamente aceptable, continuar en 6.3.

6.2             Devolver Solicitudes y Solicitar Correcciones

6.2.1     La ACS remitirá al solicitante la Solicitud si no cumple los requisitos administrativos  junto con una Notificación de Correcciones a efectuar, dentro de un periodo definido por cada país..

6.2.2     La ACS archivaráa una copia de la Notificación remitida.

6.3             Evaluación Preliminar del Solicitante

6.3.1     La ACS ofrecerá capacitación para solicitantes de acuerdo a la Instrucción de Trabajo local.

6.3.2     Cuando las solicitudes sean hechas o incluyan las actividades relativas a muestreo o análisis de semillas, la ACS asegurará el cumplimiento de las Resoluciones GMC N° 60/97 y 72/99 y sus modificaciones.  

6.3.26.3.3     Empresas Productoras de Semillas/ Entidades.

6.3.2.16.3.3.1     La ACS efectuará la evaluación del Manual de Calidad requerido con relación a los Criterios de Acreditación, dentro de un plazo establecido por cada país, de acuerdo con las Instrucciones de Trabajo locales.

6.3.2.26.3.3.2     La ACS completará el “Informe de Evaluación Preliminar” (Anexo E), registrando fecha de recepción, de revisión y los resultados de ésta.

6.3.2.36.3.3.3     Cuando el Manual de Calidad no cumpla los requerimientos,  ACS solicitará por escrito la remisión de un Manual de Calidad Revisado, que será sometido a una segunda revisión.

6.3.2.46.3.3.4     Si la Solicitud no es aprobada en la segunda revisión, continuar en 6.4.  Si fue aprobada, continuar en 6.5.

6.3.36.3.4      Individuos

6.3.3.16.3.4.1     La ACS evaluará los conocimientos del postulante sobre las Normas de Certificación y Tecnología de Semillas aplicables a la actividad mediante un examen, siguiendo las Instruccióones de Trabajo locales que sean necesarias. Los resultados de evaluación de cada postulante serán registrados en el “Informe de Evaluación Preliminar -  Individuos”.

6.3.3.26.3.4.2     Si el postulante no fue aprobado, continuar en 6.4.  Si fue aprobado, continuar en 6.5.

6.4             Notificar Denegación de la Solicitud.

6.4.1     La ACS notificará por escrito al solicitante la Denegación de la Solicitud.

6.4.2     El postulante podrá apelar cuando su solicitud es denegada, siguiendo el Procedimiento de Apelación.

6.5             Notificar al Solicitante su Aceptación para Auditoría Inicial

6.5.1     La ACS notificará  al solicitante aprobado su aceptación para ser evaluado "in situ".

 

7.                 Registros:

7.1             Copias de “Notificación de Correcciones a Efectuar”.

7.2             Informe de evaluación preliminar.

7.3             Solicitudes de acreditación.

7.4             Registro de Rrecibos de pago.

7.5             Copias de “Notificación de Denegación de Solicitud”.

7.6             Copias de “Notificación de Aceptación de Solicitud”.

 

8.                 Flujogramas y Anexos:

8.1             Anexo A:  Criterios para la Acreditación de Empresas Productoras de Semillas.

8.2             Anexo B:  Formulario “Solicitud de Acreditación de Empresas productoras de Semillas”.

8.3             Anexo C:  Criterios para la Acreditación de Entidades.

8.4             Anexo D:  Formulario “Solicitud de Acreditación de Entidades”.

8.5             Anexo E:  Criterios para la Acreditación de  Individuos.

8.6             Anexo F:  Formulario “Solicitud de Acreditación de  Individuos”.

8.7             Anexo G:  Informe de Evaluación Preliminar - Empresas/Entidades.

8.8             Flujograma del Procedimiento de Solicitudpara Aplicación  para la Acreditación.

 

 

ANEXO A

CRITERIOS PARA LA ACREDITACIÓN DE

EMPRESAS PRODUCTORAS DE SEMILLAS

 

 

1.      Responsabilidad de la DIRECCIÓN

 

La Dirección de la empresa  productora de semillas deberá:

·      Definir y documentar su política de calidad y compromiso con la calidad de la semilla certificada.

·      Asegurar que la política sea comprendida e implementada por el personal involucrado en el proceso de certificación.

·      Designar a las personas responsables de cada etapa del proceso de certificación de semillas.

·      Designar un Representante del Sistema de Calidad.

·      Revisar periódicamente el Sistema de Calidad y las actividades de certificación para asegurar su efectividad.

·      Proveer los recursos necesarios (materiales y humanos) para el cumplimiento de las actividades de certificación de semillas.

 

2.      SISTEMA DE CALIDAD DOCUMENTADO

 

La empresa deberá contar con un sistema de calidad documentado que describa su política, organización, forma de trabajo y los estándares que debe cumplir la semilla.

El sistema de calidad debe consistir, como mínimo, de un Manual de Calidad que abarque los requerimientos de esta norma;  y si es necesario, de procedimientos adicionales.

 

3.      REVISIÓN DE CONTRATOS

 

La empresa deberá:

·      tener procedimientos documentados que aseguren que puede cumplir los requisitos de contratos de producción de semilla certificada, previamente a su aceptación.;

·      definir y documentar los requisitos del contrato.

 

4.      CONTROL DE DOCUMENTOS

 

La empresa debe tener procedimientos documentados para controlar los documentos relativos al sistema de calidad (internos o externos).

Dichos documentos deben:

·      ser aprobados y revisados por personas autorizadas a tal efecto previamente a su distribución.;

·      estar identificados de una forma (por ejemplo, con un código) que permita conocer su vigencia.;

·      estar incluidos en una lista de referencia que indique cual es la versión actualizada y quienes son poseedores de copia;s.

·      estar sujetos a modificaciones en forma controlada;.

·      ser retirados de uso cuando están obsoletos y reemplazados por la versión modificada;.

·      ser copiados y distribuidos en forma controlada.

 

La empresa debe contar con copias actualizadas de:

·      Ley de Semillas;

·      Normas de Certificación de Semillas relativas a su actividad;

·      Normas de Acreditación.

Las personas que efectúen tareas de certificación deben poseer versiones actualizadas de los documentos (internos y externos) que afectan dichas actividades.

 

5.      COMPRAS (bienes o servicios)

 

La empresa productora de semillas deberá disponer de procedimientos documentados para controlar todas las compras que puedan afectar a la calidad de la semilla certificada.

 

La empresa deberá proveerse únicamente de proveedores de bienes o servicios (por ejemplo: productores de semillas, laboratorios, empresas de transporte, procesadores de semilla) que tengan la capacidad de cumplir con los requerimientos de calidad de la semilla certificada y otros requerimientos especificados por la empresa productora de semillas

 

Deberá contar con un sistema documentado para la evaluación y selección de proveedores, basado en sus antecedentes y capacidad para cumplir con los requisitos establecidos.  Registros de los proveedores aceptables.

 

6.      IDENTIFICACIÓN, TRAZABILIDAD  Y ROTULADO DE SEMILLAS

 

La empresa debe tener un sistema documentado que asegure que los lotes de semillas sean identificados desde su cosecha hasta su despacho desde planta.   

Dicho sistema de identificación y trazabilidad debe permitir:

·      rastrear, para cada lote de semillas, todos los registros de las actividades realizadas desde la siembra, incluyendo la semilla que le dio origen;

·      conocer el estado de inspección y análisis del lote;

·      conocer el estado de conformidad del lote;

·      conocer cultivar y categoría del lote;

·      cumplir con los requerimientos de rotulado de las Normas de Certificación;

·      conocer el destino dado a los lotes no conformes.

 

 

7.      CONTROL DE PROCESOS

 

La empresa debe contar con procedimientos documentados para el cultivo, inspección, movimientos, almacenamiento, muestreo, análisis y rotulado de semillas certificadas.  Dichos procedimientos deben incluir el mantenimiento de los equipos necesarios.

Los siguientes procesos deben cumplir con los criterios y estándares mínimos de las Normas de Certificación, Muestreo y Análisis vigentes:.

·      inspecciones de cultivos;

·      inspecciones de procesamiento;

·          rotulado;

·      Los siguientes procesos deben cumplir con las resoluciones del GMC del MERCOSUR Nº 60/97 y  Nº 72/99.

·      análisis de semillas;

·      muestreo.

 

8.      INSPECCIÓN Y ANÁLISIS DE SEMILLAS

 

La empresa deberá desarrollar procedimientos documentados de inspección y análisis de semillas, donde deben constar las oportunidades de inspección y análisis de semillas desde la recepción  hasta su despacho, y la forma de registrar dichas actividades (incluyendo Informes de Análisis).

Los análisis finales deberán ser realizados por Laboratorios Acreditados, y una submuestra de la muestra remitida al laboratorio debe ser conservada por no menos de un año.

 

9.      CONTROL DE EQUIPOS QUE PUEDEN AFECTAR LA CALIDAD DE LAS SEMILLAS

 

La empresa debe tener procedimientos documentados para calibrar todos los equipos que, si están descalibrados, pueden afectar las mediciones de calidad de la semilla certificada.

 

La empresa deberá:

·      identificar los equipos críticos en el proceso de producción (campo, procesamiento);

·      identificar la condición de calibración en cada equipo crítico;

·      llevar registros de las calibraciones efectuadas;

·      establecer la frecuencia de calibración de cada equipo;

·      llevar registros de los lotes de semilla afectados por equipos descalibrados, y volver a verificarlos una vez calibrados.

 

10.    ESTADO DE INSPECCIÓN Y ANÁLISIS

 

Cada lote de semillas, a lo largo del proceso de producción, debe estar identificado, ya sea sobre el producto mismo o en registros.

 

El sistema de identificación debe permitir conocer si el lote está aprobado, reprobado o si aún no fue analizado.

 

11.    CONTROL DE SEMILLAS NO CONFORME

 

La empresa deberá contar con procedimientos documentados que indiquen cómo controla los lotes de semillas no conformes para prevenir su despacho como semilla certificada y designar al personal autorizado para impedir dichos despachos.

Debe llevar registros de los lotes no conformes, sus causas, los rótulos inutilizados (cuando corresponda) y del destino final de estos lotes.

 

12.    ACCIONES CORRECTIVAS

 

La empresa deberá disponer de procedimientos documentados para:

·      Detectar problemas en los productos o en los procesos;

·          Registrar problemas encontrados.

·      ;

·      Investigar sus causas;.

·      Implementar soluciones efectivas en plazos;.

·      Registrar medidas adoptadas para prevenir repetición del problema.

 

13.    MOVIMIENTOS, ALMACENAMIENTO, ENVASADO Y DESPACHO DE SEMILLAS

 

La empresa debe establecer procedimientos documentados para:

·      asegurar que la semilla no se deteriore desde cosecha hasta despacho;.

·      controlar la cCalidad periódicamente;

·      controlar y registrar los movimientos de semillas

 

14.    REGISTROS DE CALIDAD

 

La empresa debe llevar registros como evidencia de que el sistema cumple la Norma de Acreditación (registros de entrenamiento, de calibración, de acciones correctivas, de evaluación de contratistas, de auditorías internas).

 

Los registros deben demostrar que cada lote de semilla certificada cumplió los estándares y criterios requeridos.  Los registros requeridos relativos al proceso de certificación de semillas son los siguientes:

·      Registros que demuestren que los cultivos son elegibles para ingresar en el sistema de certificación (requisitos de la semilla a multiplicar, del cultivar, autorizaciones requeridas, etc.);

·      Informes de Inspección de Cultivos;

·      Informes y documentos de muestreos y análisis de semillas realizados en el proceso;

·      Registros relativos a condiciones del acondicionamiento;

·      Inventarios de uso de rótulos.

 

Los registros deben ser:

·      Archivados de una manera establecida y por el plazo requerido en los procedimientos.;

·      Corregidos de una manera controlada;.

·      Fácilmente accesibles.

 

15.    AUDITORÍIAS INTERNAS

 

La empresa debe contar con un programa de Auditorías Internas que cubra las distintas etapas del proceso de producción (cultivo, acondicionamiento, almacenamiento, análisis y despacho).

 

Las auditorías deben ser programadas en función de los momentos críticos de cada actividad y efectuadas por personas independientes a dichas tareas.

 

Los resultados de las Auditorías deben ser registrados y las Acciones Correctivas, si hubiera, implementadas en los plazos acordados.

 

16.       CAPACITACIÓN

 

El personal afectado a las actividades de certificación debe estar capacitado en las Normas de Certificación correspondientes a la tarea.

La empresa deberá disponer de:

·      un programa de capacitación que cubra los aspectos técnicos y reglamentarios del sistema de certificación;.

·      registros de entrenamiento efectuado;.

·      un sistema que permita detectar las necesidades de capacitación del personal

 

17.    RECLAMOS DE CLIENTES

 

La empresa deberá llevar registros de los reclamos recibidos relacionados a la calidad de la semilla certificada y de las respuestas dadas a los clientes e investigar si los reclamos se deben a problemas de calidad de la semilla, y tomar Acciones Correctivas necesariass  en los casos que corresponda.
ANEXO B

SOLICITUD DE ACREDITACIÓN DE

EMPRESAS PRODUCTORAS DE SEMILLAS

 

I.       DATOS DEL SOLICITANTE

 

Razón Social:......................................................................................................………………...

Domicilio Especial:..............................................................................................………………...

Localidad:...........................................................................................CP:...........………………...

Provincia:............................................................................................................………………...

Teléfono:.......................Fax:........................Correo Electrónico:........................…………………

Nro. de Registro.:.................................................................................................………………..

 

II.     REPRESENTANTE LEGAL                                                            

 

Apellido y Nombres:............................................................................................………………...

DNI/LE/CI:...........................................................................................................……………….

Cargo:.................................................................................................................………………...

 

III.    REPRESENTANTE DEL SISTEMA DE CALIDAD

 

Apellido y Nombres:............................................................................................………………...

DNI/LE/CI:...........................................................................................................……………….

Cargo:.................................................................................................................………………...

Teléfono:.......................Fax:........................Correo Electrónico:........................…………………

 

IV.    UBICACIÓON DE LAS PLANTAS DE PROCESAMIENTO Y ALMACENAMIENTO DE SEMILLAS

 

........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

 

V.     ESPECIES PRODUCIDAS

 

...........................................................................................................................................................

 

El solicitante de la acreditación se compromete a cumplir con las normas vigentes en la materia, las que declara conocer en este acto.  Se adjunta Manual de Calidad para la producción de semillas certificadas.

 

Lugar y fecha:..............................................................                                 

 

.......................................................                           .......................................................

FIRMA DEL REPRESENTANTE                                     FIRMA DEL REPRESENTANTE

LEGAL                                                          DEL SISTEMA DE CALIDAD

 

ANEXO C"

CRITERIOS PARA LA ACREDITACIÓN DE

ENTIDADES

 

 

1.      Responsabilidad de la DIRECCIÓN

 

La Dirección de la entidad deberá:

·      Definir y documentar su política de calidad y compromiso con la calidad de la semilla certificada;.

·      Asegurar que la política sea comprendida e implementada por el personal involucrado en el proceso de certificación;.

·      Designar a las personas responsables de cada etapa del proceso de certificación de semillas;.

·      Designar un Representante del Sistema de Calidad.

·      Revisar periódicamente el Sistema de Calidad y las actividades de certificación para asegurar su efectividad;.

·      Proveer los recursos necesarios (materiales y humanos) para el cumplimiento de las actividades de certificación de semillas.

 

2.      SISTEMA DE CALIDAD DOCUMENTADO

 

La entidad deberá contar con un sistema de calidad documentado que describa su política, organización y forma de trabajo.

El sistema de calidad debe consistir, como mínimo, de un Manual de Calidad que abarque los requerimientos de esta norma;  y si es necesario, de procedimientos adicionales.

 

3.        CONTROL DE DOCUMENTOS

 

La entidad debe tener procedimientos documentados para controlar los documentos relativos al sistema de calidad (internos o externos).

Dichos documentos deben:

·      ser aprobados y revisados por personas autorizadas a tal efecto previamente a su distribución;.

·      estar identificados de una forma (por ejemplo, con un código) que permita conocer su vigencia;.

·      estar incluidos en una lista de referencia que indique cual es la versión actualizada y quienes son poseedores de copias;.

·      estar sujetos a modificaciones en forma controlada;.

·      ser retirados de uso cuando están obsoletos y reemplazados por la versión modificada;.

·      ser copiados y distribuidos en forma controlada.

 

La empresa entidad debe contar con copias actualizadas de:

·      Ley de Semillas;

·      Normas de Certificación de Semillas relativas a su actividad;

·      Normas de Acreditación.

Las personas que efectúen tareas de certificación deben poseer versiones actualizadas de los documentos (internos y externos) que afectan dichas actividades.

 

4.     CONTROL DE PROCESOS

 

La entidad debe contar con procedimientos documentados para inspección de cultivos, muestreo, análisis y rotulado de semillas certificadas.  Dichos procedimientos deben incluir el mantenimiento de los equipos necesarios.

Los siguientes procesos deben cumplir con los criterios y estándares mínimos de las Normas de Certificación, Muestreo y Análisis vigentesLos siguientes procesos deben cumplir con los criterios y estándares mínimos de las Normas de Certificación vigentes:.

·      inspecciones de cultivos;

·      inspecciones de procesamiento;

·      rotulado;

Los siguientes procesos deben cumplir con las resoluciones del GMC del MERCOSUR Nº 60/97 y Nº 72/99.

·      muestreo;

·      análisis de semillas.

 

5.    INSPECCIÓN Y ANÁLISIS DE SEMILLAS

 

La entidad deberá desarrollar procedimientos documentados de inspección, donde deben constar las oportunidades de inspección desde la recepción de la solicitud hasta su despacho, y la forma de registrar dichas actividades.

Los análisis finales deberán ser realizados por Laboratorios Acreditados..

 

6.     CONTROL DE EQUIPOS QUE PUEDEN AFECTAR LA CALIDAD DE LAS SEMILLAS

 

La entidad debe tener procedimientos documentados para controlar el calibrado de todos los equipos que si están descalibrados, pueden afectar las mediciones de calidad de la semilla certificada.

 

La entidad deberá:

·      identificar los equipos críticos;.

·      identificar la condición de calibración en cada equipo crítico;

·      llevar registros de los controles de calibraciones efectuadas;

·      establecer la frecuencia de calibración de cada equipo;

·      llevar registros de los lotes de semilla afectados por equipos descalibrados, y volver a verificarlos una vez calibrados.

 

 

 

7.       ESTADO DE INSPECCIÓN Y ANÁLISIS

 

La entidad deberá controlar que cada lote de semillas, a lo largo del proceso de producción, debe estar identificado, ya sea sobre el producto mismo o en registros.

 

El sistema de identificación debe permitir conocer si el lote está aprobado, reprobado o si aún no fue analizado.

 

 

8.     CONTROL DE SEMILLAS NO CONFORME

 

La entidad deberá contar con procedimientos documentados que indiquen cómo controla los lotes de semillas no conformes para prevenir su despacho como semilla certificada

Debe llevar registros de los lotes no conformes, sus causas, los rótulos inutilizados (cuando corresponda) y del destino final de estos lotes.

 

9.      ACCIONES CORRECTIVAS

 

La entidad deberá disponer de procedimientos documentados para:

·      Detectar problemas en los productos o en los procesos;

·      Registrar problemas encontrados;.

·      Investigar sus causas;.

·      Implementar soluciones efectivas en plazos;.

·      Registrar medidas adoptadas para prevenir repetición del problema.

 

10.    REGISTROS DE CALIDAD

 

La entidad debe llevar registros como evidencia de que el sistema cumple la Norma de Acreditación (registros de entrenamiento, de calibración, de acciones correctivas, de auditorías internas).

 

Los registros deben demostrar que cada lote de semilla certificada cumplió los estándares y criterios requeridos.  Los registros requeridos relativos al proceso de certificación de semillas son los siguientes:

·      Registros que demuestren que los cultivos son elegibles para ingresar en el sistema de certificación (requisitos de la semilla a multiplicar, del cultivar, autorizaciones requeridas, etc.);

·      Informes de Inspección de Cultivos;

·      Informes y documentos de muestreos y análisis de semillas realizados en el proceso;

·      Registros relativos a condiciones del acondicionamiento;

·      Inventarios de uso de rótulos.

 

 

 

Los registros deben ser:

·      Archivados de una manera establecida y por el plazo requerido en los procedimientos;.

·      Corregidos de una manera controlada;.

·      Fácilmente accesibles.

 

11.    AUDITORÍIAS INTERNAS

 

La entidad debe contar con un programa de Auditorías Internas que cubra las distintas etapas del proceso de certificación.

Las auditorías deben ser programadas en función de los momentos críticos de cada actividad y efectuadas por personas independientes a dichas tareas.

 

Los resultados de las Auditorías deben ser registrados y las Acciones Correctivas, si hubiera, implementadas en los plazos acordados.

 

12.   CAPACITACIÓN

 

El personal afectado a las actividades de certificación debe estar capacitado en las Normas de Certificación correspondientes a la tarea.

La entidad deberá disponer de:

·      un programa de capacitación que cubra los aspectos técnicos y reglamentarios del sistema de certificación;.

·      registros de entrenamiento efectuado;.

·      un sistema que permita detectar las necesidades de capacitación del personal.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ANEXO D

SOLICITUD DE ACREDITACIÓN DE

ENTIDADES

I.       DATOS DEL SOLICITANTE

 

Razón Social:......................................................................................................………………...

Domicilio Especial:..............................................................................................………………...

Localidad:...........................................................................................CP:...........………………...

Provincia:............................................................................................................………………...

Teléfono:.......................Fax:........................Correo Electrónico:........................…………………

Nro. de Registro.:.................................................................................................………………..

 

II.      REPRESENTANTE LEGAL                                                            

 

Apellido y Nombres:............................................................................................………………...

DNI/LE/CI:...........................................................................................................……………….

Cargo:.................................................................................................................………………...

 

III.    REPRESENTANTE DEL SISTEMA DE CALIDAD

 

Apellido y Nombres:............................................................................................………………...

DNI/LE/CI:...........................................................................................................……………….

Cargo:.................................................................................................................………………...

Teléfono:.......................Fax:........................Correo Electrónico:........................…………………

 

IV.    ACTIVIDADES PARA LAS CUALES SOLICITA ACREDITACIÓN

 

·        Acreditación para : ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

El solicitante de la acreditación se compromete a cumplir con las normas vigentes en la materia, las que declara conocer en este acto.  Se adjunta Manual de Calidad para la certificación de semillas.

 

Lugar y fecha:..............................................................                                 

 

.......................................................                           ........................................................

FIRMA DEL REPRESENTANTE                                    FIRMA DEL REPRESENTANTE

LEGAL                                        DEL SISTEMA DE CALIDAD

 

ANEXO E

 

CRITERIOS PARA LA ACREDITACIÓON DE INDIVIDUOS

 

1.      RESPONSABILIDAD DEL INDIVIDUOe LA DIRECCION

 

El individuo  debe demostrar un compromiso con la calidad del servicio que presta y con el  cumplimiento de las normas de certificación. Asimismo debe disponer de los medios financieros y materiales necesarios para prestar los servicios requeridos.

 

2.      REVISIÓON DE CONTRATOS

 

El individuo debe asegurarse de poder cumplir con los servicios de inspección requeridos en forma previa a su aceptación.

 

3.      CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS

 

El individuo acreditado deberá disponer de versiones actualizadas de las normas de certificación y manuales de inspección relativos a su actividad.

 

4.      CAPACITACIÓON

 

El individuo acreditado deberá poseer conocimientos de las normas de certificación inherentes a su actividad y aprobar un examen teórico práctico evaluado por la ACS. La ACS podrá requerir que los solicitantes asistan a cursos de capacitación dictados o reconocidos por ésta, en forma previa a la evaluación y como parte de un programa de actualización.

 

5.      CONTROL DE PROCESOS

El individuo acreditado deberá seguir los procedimientos de inspección oficialmente aprobados.

 

6.      REGISTROS

El individuo acreditado deberá completar, distribuir y mantener en archivo los Informes de Inspección en la forma reglamentariamente establecida. Deberá disponer también de toda la documentación necesaria para efectuar las inspecciones.

 

 

 

 

ANEXO F

SOLICITUD DE ACREDITACIÓN DE INDIVIDUOS

 

 

I.       DATOS PERSONALES DEL SOLICITANTE

 

Apellido y Nombres..................................................................................................…………………….................

Domicilio:..................................................................................................................................……………………

Localidad:...........................................................................................CP:................................…………………….

Provincia:..................................................................................................................................…………………….

D.N.I./L.E./L.C.:.........................................................................................................................…………………...

Teléfono:...........................Fax:..................................

Correo Electrónico:.................................…………………….

 

II.      ESTUDIOS

 

Título Universitario:...................................................................................................................……………………

Universidad:..............................................................................................................................…………………….

Matrícula Profesional Nº:............................Expedida por:.........................................................……………………

 

                                                            

III.     ANTECEDENTES EN LA PRODUCCIÓN DE SEMILLAS

         (Adjuntar hojas adicionales si  es necesario)

....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

                     

IV.    SITUACIÓN LABORAL

 

En caso de prestar servicios a empresas semilleras, consignar los siguientes datos:

 

Razón Social:............................................................................................................................…………………….

Domicilio:..................................................................................................................................……………………

Localidad:...............……………………..................................Provincia:.................................................................

Nro. de Registro.:.................................………………..............................................................................................

 

 

V.        ACTIVIDADES PARA LAS CUALES SOLICITA ACREDITACIÓN

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

El solicitante se compromete a cumplir, durante su desempeño como inspector acreditado, con las normas vigentes en la materia, las que declara conocer en este acto.

 

 

 

 

Lugar y fecha: .............................................................                     ...............................................

                                                                                                                             FIRMA DEL SOLICITANTE             

 

 

ANEXO G

 

INFORME DE EVALUACIÓON PRELIMINAR

 

EMPRESA/ENTIDAD

 

 

Código de Estado de Revisión (1)	Versión y fecha del Manual (2)	Fecha de Recepción (3)	Fecha de Revisión (4)	Recibido por (5)	Revisado por (6)	Aceptado por (7)	Fecha notificación (8)

 

Instrucciones para el llenado

 

Columna 1

Indicar el Código de estado:

RM:  Recepción del Manual                       1ª Rev:  Primera Revisión

2ª Rev.:  Segunda Revisión                        MA:  Manual aceptable

 

Recepción del Manual

Indicar RM en columna 1.

Registrar versión y fecha del manual en columna 2.

Registrar fecha de recepción en columna 3.

Firmar en columna 5.

 

Revisión del Manual

Indicar 1ªRev. en columna 1.

Registrar versión y fecha del manual en columna 2.

Indicar fecha de revisión en columna 4.

Firmar en columna 6.

Indicar fecha de remisión de la Nota de Solicitud de Manual Revisado, cuando corresponda.

 

Aceptación del Manual

Indicar MA en columna 1.

Indicar versión y fecha del manual en columna 2.

Firmar en columna 7.

Indicar fecha de envío de nota de aceptación.

MERCOSUR/GMC/RES. Nº 53/02

Anexo II:

Procedimiento para SOLICITUD DE ACREDITACION

1.                 Propósito:

1.1             El propósito de este procedimiento es definir la secuencia de eventos, acciones, interfases y responsabilidades involucradas en el proceso de Solicitud de Acreditación de entidades, individuos y empresas productoras de semillas para la ejecución de tareas inherentes a la certificación de semillas.

2.                 Alcance:

2.1             El alcance de este procedimiento es desde la recepción de las Solicitudes de Acreditación hasta la notificación de aceptación a los solicitantes aptos para la Auditoría Inicial.

3.                 Referencias:

3.1             Criterios para la Acreditación.;

3.2             Normas de Certificación Nacionales e Internacionales;

3.3             Resolución GMC N° 60/97 “Estándar de normas para acreditación, funcionamiento, inspección, auditorías, y pruebas, de referencia, de laboratorios de análisis de semillas” y sus modificaciones.;

3.4             Resolución GMC N° 72/99 “Requisitos para la acreditación/habilitación de muestreadores de lotes de semillas.;

3.5             Instrucciones de Trabajo Locales.

4.                 Definiciones:

4.1             ACS: Agencia de Certificación de Semillas..

4.2             Auditoria Inicial: evaluación "in situ" del solicitante a la acreditación con el propósito de verificar si los Criterios de Acreditación (Anexo A, C y E) han sido implementados..

4.3             Manual de Calidad: documento generado por el solicitante en el que describe su sistema de calidad.

 

5.                 Responsabilidades:

5.1             La ACS es responsable de efectuar la verificación administrativa de las Solicitudes de Acreditación (Anexo B, D y F), devolver las solicitudes incompletas, solicitar las correcciones administrativas a efectuar y de efectuar el cobro de los aranceles..

5.2             La ACS es responsable de efectuar la verificación técnica del Manual de Calidad de las entidades y empresas de semillas, solicitar los Manuales de Calidad revisados cuando sea necesario y notificar a los  solicitantes aprobados o rechazados..

5.3             La ACS es responsable de la evaluación de los individuos solicitantes de acreditación..

5.4             La ACS es responsable de ofrecer capacitación para solicitantes.

 

 

 

 

6.                 Actividades:

6.1             Verificación Administrativa de la Solicitud

6.1.1     La ACS verificará si la Solicitud recibida está completada en su totalidad, y si el solicitante adjunta el recibo de pago del arancel correspondiente.

6.1.2     La verificación será efectuada dentro de un periodo definido por cada país.

6.1.3     Si la Solicitud está incompleta, continuar en 6.2.  Si la Solicitud es administrativamente aceptable, continuar en 6.3.

6.2             Devolver Solicitudes y Solicitar Correcciones

6.2.1     La ACS remitirá al solicitante la Solicitud si no cumple los requisitos administrativos  junto con una Notificación de Correcciones a efectuar, dentro de un periodo definido por cada país..

6.2.2     La ACS archivaráa una copia de la Notificación remitida.

6.3             Evaluación Preliminar del Solicitante

6.3.1     La ACS ofrecerá capacitación para solicitantes de acuerdo a la Instrucción de Trabajo local.

6.3.2     Cuando las solicitudes sean hechas o incluyan las actividades relativas a muestreo o análisis de semillas, la ACS asegurará el cumplimiento de las Resoluciones GMC N° 60/97 y 72/99 y sus modificaciones.  

6.3.26.3.3     Empresas Productoras de Semillas/ Entidades.

6.3.2.16.3.3.1     La ACS efectuará la evaluación del Manual de Calidad requerido con relación a los Criterios de Acreditación, dentro de un plazo establecido por cada país, de acuerdo con las Instrucciones de Trabajo locales.

6.3.2.26.3.3.2     La ACS completará el “Informe de Evaluación Preliminar” (Anexo E), registrando fecha de recepción, de revisión y los resultados de ésta.

6.3.2.36.3.3.3     Cuando el Manual de Calidad no cumpla los requerimientos,  ACS solicitará por escrito la remisión de un Manual de Calidad Revisado, que será sometido a una segunda revisión.

6.3.2.46.3.3.4     Si la Solicitud no es aprobada en la segunda revisión, continuar en 6.4.  Si fue aprobada, continuar en 6.5.

6.3.36.3.4      Individuos

6.3.3.16.3.4.1     La ACS evaluará los conocimientos del postulante sobre las Normas de Certificación y Tecnología de Semillas aplicables a la actividad mediante un examen, siguiendo las Instruccióones de Trabajo locales que sean necesarias. Los resultados de evaluación de cada postulante serán registrados en el “Informe de Evaluación Preliminar -  Individuos”.

6.3.3.26.3.4.2     Si el postulante no fue aprobado, continuar en 6.4.  Si fue aprobado, continuar en 6.5.

6.4             Notificar Denegación de la Solicitud.

6.4.1     La ACS notificará por escrito al solicitante la Denegación de la Solicitud.

6.4.2     El postulante podrá apelar cuando su solicitud es denegada, siguiendo el Procedimiento de Apelación.

6.5             Notificar al Solicitante su Aceptación para Auditoría Inicial

6.5.1     La ACS notificará  al solicitante aprobado su aceptación para ser evaluado "in situ".

 

7.                 Registros:

7.1             Copias de “Notificación de Correcciones a Efectuar”.

7.2             Informe de evaluación preliminar.

7.3             Solicitudes de acreditación.

7.4             Registro de Rrecibos de pago.

7.5             Copias de “Notificación de Denegación de Solicitud”.

7.6             Copias de “Notificación de Aceptación de Solicitud”.

 

8.                 Flujogramas y Anexos:

8.1             Anexo A:  Criterios para la Acreditación de Empresas Productoras de Semillas.

8.2             Anexo B:  Formulario “Solicitud de Acreditación de Empresas productoras de Semillas”.

8.3             Anexo C:  Criterios para la Acreditación de Entidades.

8.4             Anexo D:  Formulario “Solicitud de Acreditación de Entidades”.

8.5             Anexo E:  Criterios para la Acreditación de  Individuos.

8.6             Anexo F:  Formulario “Solicitud de Acreditación de  Individuos”.

8.7             Anexo G:  Informe de Evaluación Preliminar - Empresas/Entidades.

8.8             Flujograma del Procedimiento de Solicitudpara Aplicación  para la Acreditación.

 

 

ANEXO A

CRITERIOS PARA LA ACREDITACIÓN DE

EMPRESAS PRODUCTORAS DE SEMILLAS

 

 

1.      Responsabilidad de la DIRECCIÓN

 

La Dirección de la empresa  productora de semillas deberá:

·      Definir y documentar su política de calidad y compromiso con la calidad de la semilla certificada.

·      Asegurar que la política sea comprendida e implementada por el personal involucrado en el proceso de certificación.

·      Designar a las personas responsables de cada etapa del proceso de certificación de semillas.

·      Designar un Representante del Sistema de Calidad.

·      Revisar periódicamente el Sistema de Calidad y las actividades de certificación para asegurar su efectividad.

·      Proveer los recursos necesarios (materiales y humanos) para el cumplimiento de las actividades de certificación de semillas.

 

2.      SISTEMA DE CALIDAD DOCUMENTADO

 

La empresa deberá contar con un sistema de calidad documentado que describa su política, organización, forma de trabajo y los estándares que debe cumplir la semilla.

El sistema de calidad debe consistir, como mínimo, de un Manual de Calidad que abarque los requerimientos de esta norma;  y si es necesario, de procedimientos adicionales.

 

3.      REVISIÓN DE CONTRATOS

 

La empresa deberá:

·      tener procedimientos documentados que aseguren que puede cumplir los requisitos de contratos de producción de semilla certificada, previamente a su aceptación.;

·      definir y documentar los requisitos del contrato.

 

4.      CONTROL DE DOCUMENTOS

 

La empresa debe tener procedimientos documentados para controlar los documentos relativos al sistema de calidad (internos o externos).

Dichos documentos deben:

·      ser aprobados y revisados por personas autorizadas a tal efecto previamente a su distribución.;

·      estar identificados de una forma (por ejemplo, con un código) que permita conocer su vigencia.;

·      estar incluidos en una lista de referencia que indique cual es la versión actualizada y quienes son poseedores de copia;s.

·      estar sujetos a modificaciones en forma controlada;.

·      ser retirados de uso cuando están obsoletos y reemplazados por la versión modificada;.

·      ser copiados y distribuidos en forma controlada.

 

La empresa debe contar con copias actualizadas de:

·      Ley de Semillas;

·      Normas de Certificación de Semillas relativas a su actividad;

·      Normas de Acreditación.

Las personas que efectúen tareas de certificación deben poseer versiones actualizadas de los documentos (internos y externos) que afectan dichas actividades.

 

5.      COMPRAS (bienes o servicios)

 

La empresa productora de semillas deberá disponer de procedimientos documentados para controlar todas las compras que puedan afectar a la calidad de la semilla certificada.

 

La empresa deberá proveerse únicamente de proveedores de bienes o servicios (por ejemplo: productores de semillas, laboratorios, empresas de transporte, procesadores de semilla) que tengan la capacidad de cumplir con los requerimientos de calidad de la semilla certificada y otros requerimientos especificados por la empresa productora de semillas

 

Deberá contar con un sistema documentado para la evaluación y selección de proveedores, basado en sus antecedentes y capacidad para cumplir con los requisitos establecidos.  Registros de los proveedores aceptables.

 

6.      IDENTIFICACIÓN, TRAZABILIDAD  Y ROTULADO DE SEMILLAS

 

La empresa debe tener un sistema documentado que asegure que los lotes de semillas sean identificados desde su cosecha hasta su despacho desde planta.   

Dicho sistema de identificación y trazabilidad debe permitir:

·      rastrear, para cada lote de semillas, todos los registros de las actividades realizadas desde la siembra, incluyendo la semilla que le dio origen;

·      conocer el estado de inspección y análisis del lote;

·      conocer el estado de conformidad del lote;

·      conocer cultivar y categoría del lote;

·      cumplir con los requerimientos de rotulado de las Normas de Certificación;

·      conocer el destino dado a los lotes no conformes.

 

 

7.      CONTROL DE PROCESOS

 

La empresa debe contar con procedimientos documentados para el cultivo, inspección, movimientos, almacenamiento, muestreo, análisis y rotulado de semillas certificadas.  Dichos procedimientos deben incluir el mantenimiento de los equipos necesarios.

Los siguientes procesos deben cumplir con los criterios y estándares mínimos de las Normas de Certificación, Muestreo y Análisis vigentes:.

·      inspecciones de cultivos;

·      inspecciones de procesamiento;

·          rotulado;

·      Los siguientes procesos deben cumplir con las resoluciones del GMC del MERCOSUR Nº 60/97 y  Nº 72/99.

·      análisis de semillas;

·      muestreo.

 

8.      INSPECCIÓN Y ANÁLISIS DE SEMILLAS

 

La empresa deberá desarrollar procedimientos documentados de inspección y análisis de semillas, donde deben constar las oportunidades de inspección y análisis de semillas desde la recepción  hasta su despacho, y la forma de registrar dichas actividades (incluyendo Informes de Análisis).

Los análisis finales deberán ser realizados por Laboratorios Acreditados, y una submuestra de la muestra remitida al laboratorio debe ser conservada por no menos de un año.

 

9.      CONTROL DE EQUIPOS QUE PUEDEN AFECTAR LA CALIDAD DE LAS SEMILLAS

 

La empresa debe tener procedimientos documentados para calibrar todos los equipos que, si están descalibrados, pueden afectar las mediciones de calidad de la semilla certificada.

 

La empresa deberá:

·      identificar los equipos críticos en el proceso de producción (campo, procesamiento);

·      identificar la condición de calibración en cada equipo crítico;

·      llevar registros de las calibraciones efectuadas;

·      establecer la frecuencia de calibración de cada equipo;

·      llevar registros de los lotes de semilla afectados por equipos descalibrados, y volver a verificarlos una vez calibrados.

 

10.    ESTADO DE INSPECCIÓN Y ANÁLISIS

 

Cada lote de semillas, a lo largo del proceso de producción, debe estar identificado, ya sea sobre el producto mismo o en registros.

 

El sistema de identificación debe permitir conocer si el lote está aprobado, reprobado o si aún no fue analizado.

 

11.    CONTROL DE SEMILLAS NO CONFORME

 

La empresa deberá contar con procedimientos documentados que indiquen cómo controla los lotes de semillas no conformes para prevenir su despacho como semilla certificada y designar al personal autorizado para impedir dichos despachos.

Debe llevar registros de los lotes no conformes, sus causas, los rótulos inutilizados (cuando corresponda) y del destino final de estos lotes.

 

12.    ACCIONES CORRECTIVAS

 

La empresa deberá disponer de procedimientos documentados para:

·      Detectar problemas en los productos o en los procesos;

·          Registrar problemas encontrados.

·      ;

·      Investigar sus causas;.

·      Implementar soluciones efectivas en plazos;.

·      Registrar medidas adoptadas para prevenir repetición del problema.

 

13.    MOVIMIENTOS, ALMACENAMIENTO, ENVASADO Y DESPACHO DE SEMILLAS

 

La empresa debe establecer procedimientos documentados para:

·      asegurar que la semilla no se deteriore desde cosecha hasta despacho;.

·      controlar la cCalidad periódicamente;

·      controlar y registrar los movimientos de semillas

 

14.    REGISTROS DE CALIDAD

 

La empresa debe llevar registros como evidencia de que el sistema cumple la Norma de Acreditación (registros de entrenamiento, de calibración, de acciones correctivas, de evaluación de contratistas, de auditorías internas).

 

Los registros deben demostrar que cada lote de semilla certificada cumplió los estándares y criterios requeridos.  Los registros requeridos relativos al proceso de certificación de semillas son los siguientes:

·      Registros que demuestren que los cultivos son elegibles para ingresar en el sistema de certificación (requisitos de la semilla a multiplicar, del cultivar, autorizaciones requeridas, etc.);

·      Informes de Inspección de Cultivos;

·      Informes y documentos de muestreos y análisis de semillas realizados en el proceso;

·      Registros relativos a condiciones del acondicionamiento;

·      Inventarios de uso de rótulos.

 

Los registros deben ser:

·      Archivados de una manera establecida y por el plazo requerido en los procedimientos.;

·      Corregidos de una manera controlada;.

·      Fácilmente accesibles.

 

15.    AUDITORÍIAS INTERNAS

 

La empresa debe contar con un programa de Auditorías Internas que cubra las distintas etapas del proceso de producción (cultivo, acondicionamiento, almacenamiento, análisis y despacho).

 

Las auditorías deben ser programadas en función de los momentos críticos de cada actividad y efectuadas por personas independientes a dichas tareas.

 

Los resultados de las Auditorías deben ser registrados y las Acciones Correctivas, si hubiera, implementadas en los plazos acordados.

 

16.       CAPACITACIÓN

 

El personal afectado a las actividades de certificación debe estar capacitado en las Normas de Certificación correspondientes a la tarea.

La empresa deberá disponer de:

·      un programa de capacitación que cubra los aspectos técnicos y reglamentarios del sistema de certificación;.

·      registros de entrenamiento efectuado;.

·      un sistema que permita detectar las necesidades de capacitación del personal

 

17.    RECLAMOS DE CLIENTES

 

La empresa deberá llevar registros de los reclamos recibidos relacionados a la calidad de la semilla certificada y de las respuestas dadas a los clientes e investigar si los reclamos se deben a problemas de calidad de la semilla, y tomar Acciones Correctivas necesariass  en los casos que corresponda.
ANEXO B

SOLICITUD DE ACREDITACIÓN DE

EMPRESAS PRODUCTORAS DE SEMILLAS

 

I.       DATOS DEL SOLICITANTE

 

Razón Social:......................................................................................................………………...

Domicilio Especial:..............................................................................................………………...

Localidad:...........................................................................................CP:...........………………...

Provincia:............................................................................................................………………...

Teléfono:.......................Fax:........................Correo Electrónico:........................…………………

Nro. de Registro.:.................................................................................................………………..

 

II.     REPRESENTANTE LEGAL                                                            

 

Apellido y Nombres:............................................................................................………………...

DNI/LE/CI:...........................................................................................................……………….

Cargo:.................................................................................................................………………...

 

III.    REPRESENTANTE DEL SISTEMA DE CALIDAD

 

Apellido y Nombres:............................................................................................………………...

DNI/LE/CI:...........................................................................................................……………….

Cargo:.................................................................................................................………………...

Teléfono:.......................Fax:........................Correo Electrónico:........................…………………

 

IV.    UBICACIÓON DE LAS PLANTAS DE PROCESAMIENTO Y ALMACENAMIENTO DE SEMILLAS

 

........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

 

V.     ESPECIES PRODUCIDAS

 

...........................................................................................................................................................

 

El solicitante de la acreditación se compromete a cumplir con las normas vigentes en la materia, las que declara conocer en este acto.  Se adjunta Manual de Calidad para la producción de semillas certificadas.

 

Lugar y fecha:..............................................................                                 

 

.......................................................                           .......................................................

FIRMA DEL REPRESENTANTE                                     FIRMA DEL REPRESENTANTE

LEGAL                                                          DEL SISTEMA DE CALIDAD

 

ANEXO C"

CRITERIOS PARA LA ACREDITACIÓN DE

ENTIDADES

 

 

1.      Responsabilidad de la DIRECCIÓN

 

La Dirección de la entidad deberá:

·      Definir y documentar su política de calidad y compromiso con la calidad de la semilla certificada;.

·      Asegurar que la política sea comprendida e implementada por el personal involucrado en el proceso de certificación;.

·      Designar a las personas responsables de cada etapa del proceso de certificación de semillas;.

·      Designar un Representante del Sistema de Calidad.

·      Revisar periódicamente el Sistema de Calidad y las actividades de certificación para asegurar su efectividad;.

·      Proveer los recursos necesarios (materiales y humanos) para el cumplimiento de las actividades de certificación de semillas.

 

2.      SISTEMA DE CALIDAD DOCUMENTADO

 

La entidad deberá contar con un sistema de calidad documentado que describa su política, organización y forma de trabajo.

El sistema de calidad debe consistir, como mínimo, de un Manual de Calidad que abarque los requerimientos de esta norma;  y si es necesario, de procedimientos adicionales.

 

3.        CONTROL DE DOCUMENTOS

 

La entidad debe tener procedimientos documentados para controlar los documentos relativos al sistema de calidad (internos o externos).

Dichos documentos deben:

·      ser aprobados y revisados por personas autorizadas a tal efecto previamente a su distribución;.

·      estar identificados de una forma (por ejemplo, con un código) que permita conocer su vigencia;.

·      estar incluidos en una lista de referencia que indique cual es la versión actualizada y quienes son poseedores de copias;.

·      estar sujetos a modificaciones en forma controlada;.

·      ser retirados de uso cuando están obsoletos y reemplazados por la versión modificada;.

·      ser copiados y distribuidos en forma controlada.

 

La empresa entidad debe contar con copias actualizadas de:

·      Ley de Semillas;

·      Normas de Certificación de Semillas relativas a su actividad;

·      Normas de Acreditación.

Las personas que efectúen tareas de certificación deben poseer versiones actualizadas de los documentos (internos y externos) que afectan dichas actividades.

 

4.     CONTROL DE PROCESOS

 

La entidad debe contar con procedimientos documentados para inspección de cultivos, muestreo, análisis y rotulado de semillas certificadas.  Dichos procedimientos deben incluir el mantenimiento de los equipos necesarios.

Los siguientes procesos deben cumplir con los criterios y estándares mínimos de las Normas de Certificación, Muestreo y Análisis vigentesLos siguientes procesos deben cumplir con los criterios y estándares mínimos de las Normas de Certificación vigentes:.

·      inspecciones de cultivos;

·      inspecciones de procesamiento;

·      rotulado;

Los siguientes procesos deben cumplir con las resoluciones del GMC del MERCOSUR Nº 60/97 y Nº 72/99.

·      muestreo;

·      análisis de semillas.

 

5.    INSPECCIÓN Y ANÁLISIS DE SEMILLAS

 

La entidad deberá desarrollar procedimientos documentados de inspección, donde deben constar las oportunidades de inspección desde la recepción de la solicitud hasta su despacho, y la forma de registrar dichas actividades.

Los análisis finales deberán ser realizados por Laboratorios Acreditados..

 

6.     CONTROL DE EQUIPOS QUE PUEDEN AFECTAR LA CALIDAD DE LAS SEMILLAS

 

La entidad debe tener procedimientos documentados para controlar el calibrado de todos los equipos que si están descalibrados, pueden afectar las mediciones de calidad de la semilla certificada.

 

La entidad deberá:

·      identificar los equipos críticos;.

·      identificar la condición de calibración en cada equipo crítico;

·      llevar registros de los controles de calibraciones efectuadas;

·      establecer la frecuencia de calibración de cada equipo;

·      llevar registros de los lotes de semilla afectados por equipos descalibrados, y volver a verificarlos una vez calibrados.

 

 

 

7.       ESTADO DE INSPECCIÓN Y ANÁLISIS

 

La entidad deberá controlar que cada lote de semillas, a lo largo del proceso de producción, debe estar identificado, ya sea sobre el producto mismo o en registros.

 

El sistema de identificación debe permitir conocer si el lote está aprobado, reprobado o si aún no fue analizado.

 

 

8.     CONTROL DE SEMILLAS NO CONFORME

 

La entidad deberá contar con procedimientos documentados que indiquen cómo controla los lotes de semillas no conformes para prevenir su despacho como semilla certificada

Debe llevar registros de los lotes no conformes, sus causas, los rótulos inutilizados (cuando corresponda) y del destino final de estos lotes.

 

9.      ACCIONES CORRECTIVAS

 

La entidad deberá disponer de procedimientos documentados para:

·      Detectar problemas en los productos o en los procesos;

·      Registrar problemas encontrados;.

·      Investigar sus causas;.

·      Implementar soluciones efectivas en plazos;.

·      Registrar medidas adoptadas para prevenir repetición del problema.

 

10.    REGISTROS DE CALIDAD

 

La entidad debe llevar registros como evidencia de que el sistema cumple la Norma de Acreditación (registros de entrenamiento, de calibración, de acciones correctivas, de auditorías internas).

 

Los registros deben demostrar que cada lote de semilla certificada cumplió los estándares y criterios requeridos.  Los registros requeridos relativos al proceso de certificación de semillas son los siguientes:

·      Registros que demuestren que los cultivos son elegibles para ingresar en el sistema de certificación (requisitos de la semilla a multiplicar, del cultivar, autorizaciones requeridas, etc.);

·      Informes de Inspección de Cultivos;

·      Informes y documentos de muestreos y análisis de semillas realizados en el proceso;

·      Registros relativos a condiciones del acondicionamiento;

·      Inventarios de uso de rótulos.

 

 

 

Los registros deben ser:

·      Archivados de una manera establecida y por el plazo requerido en los procedimientos;.

·      Corregidos de una manera controlada;.

·      Fácilmente accesibles.

 

11.    AUDITORÍIAS INTERNAS

 

La entidad debe contar con un programa de Auditorías Internas que cubra las distintas etapas del proceso de certificación.

Las auditorías deben ser programadas en función de los momentos críticos de cada actividad y efectuadas por personas independientes a dichas tareas.

 

Los resultados de las Auditorías deben ser registrados y las Acciones Correctivas, si hubiera, implementadas en los plazos acordados.

 

12.   CAPACITACIÓN

 

El personal afectado a las actividades de certificación debe estar capacitado en las Normas de Certificación correspondientes a la tarea.

La entidad deberá disponer de:

·      un programa de capacitación que cubra los aspectos técnicos y reglamentarios del sistema de certificación;.

·      registros de entrenamiento efectuado;.

·      un sistema que permita detectar las necesidades de capacitación del personal.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ANEXO D

SOLICITUD DE ACREDITACIÓN DE

ENTIDADES

I.       DATOS DEL SOLICITANTE

 

Razón Social:......................................................................................................………………...

Domicilio Especial:..............................................................................................………………...

Localidad:...........................................................................................CP:...........………………...

Provincia:............................................................................................................………………...

Teléfono:.......................Fax:........................Correo Electrónico:........................…………………

Nro. de Registro.:.................................................................................................………………..

 

II.      REPRESENTANTE LEGAL                                                            

 

Apellido y Nombres:............................................................................................………………...

DNI/LE/CI:...........................................................................................................……………….

Cargo:.................................................................................................................………………...

 

III.    REPRESENTANTE DEL SISTEMA DE CALIDAD

 

Apellido y Nombres:............................................................................................………………...

DNI/LE/CI:...........................................................................................................……………….

Cargo:.................................................................................................................………………...

Teléfono:.......................Fax:........................Correo Electrónico:........................…………………

 

IV.    ACTIVIDADES PARA LAS CUALES SOLICITA ACREDITACIÓN

 

·        Acreditación para : ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

El solicitante de la acreditación se compromete a cumplir con las normas vigentes en la materia, las que declara conocer en este acto.  Se adjunta Manual de Calidad para la certificación de semillas.

 

Lugar y fecha:..............................................................                                 

 

.......................................................                           ........................................................

FIRMA DEL REPRESENTANTE                                    FIRMA DEL REPRESENTANTE

LEGAL                                        DEL SISTEMA DE CALIDAD

 

ANEXO E

 

CRITERIOS PARA LA ACREDITACIÓON DE INDIVIDUOS

 

1.      RESPONSABILIDAD DEL INDIVIDUOe LA DIRECCION

 

El individuo  debe demostrar un compromiso con la calidad del servicio que presta y con el  cumplimiento de las normas de certificación. Asimismo debe disponer de los medios financieros y materiales necesarios para prestar los servicios requeridos.

 

2.      REVISIÓON DE CONTRATOS

 

El individuo debe asegurarse de poder cumplir con los servicios de inspección requeridos en forma previa a su aceptación.

 

3.      CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS

 

El individuo acreditado deberá disponer de versiones actualizadas de las normas de certificación y manuales de inspección relativos a su actividad.

 

4.      CAPACITACIÓON

 

El individuo acreditado deberá poseer conocimientos de las normas de certificación inherentes a su actividad y aprobar un examen teórico práctico evaluado por la ACS. La ACS podrá requerir que los solicitantes asistan a cursos de capacitación dictados o reconocidos por ésta, en forma previa a la evaluación y como parte de un programa de actualización.

 

5.      CONTROL DE PROCESOS

El individuo acreditado deberá seguir los procedimientos de inspección oficialmente aprobados.

 

6.      REGISTROS

El individuo acreditado deberá completar, distribuir y mantener en archivo los Informes de Inspección en la forma reglamentariamente establecida. Deberá disponer también de toda la documentación necesaria para efectuar las inspecciones.

 

 

 

 

ANEXO F

SOLICITUD DE ACREDITACIÓN DE INDIVIDUOS

 

 

I.       DATOS PERSONALES DEL SOLICITANTE

 

Apellido y Nombres..................................................................................................…………………….................

Domicilio:..................................................................................................................................……………………

Localidad:...........................................................................................CP:................................…………………….

Provincia:..................................................................................................................................…………………….

D.N.I./L.E./L.C.:.........................................................................................................................…………………...

Teléfono:...........................Fax:..................................

Correo Electrónico:.................................…………………….

 

II.      ESTUDIOS

 

Título Universitario:...................................................................................................................……………………

Universidad:..............................................................................................................................…………………….

Matrícula Profesional Nº:............................Expedida por:.........................................................……………………

 

                                                            

III.     ANTECEDENTES EN LA PRODUCCIÓN DE SEMILLAS

         (Adjuntar hojas adicionales si  es necesario)

....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

                     

IV.    SITUACIÓN LABORAL

 

En caso de prestar servicios a empresas semilleras, consignar los siguientes datos:

 

Razón Social:............................................................................................................................…………………….

Domicilio:..................................................................................................................................……………………

Localidad:...............……………………..................................Provincia:.................................................................

Nro. de Registro.:.................................………………..............................................................................................

 

 

V.        ACTIVIDADES PARA LAS CUALES SOLICITA ACREDITACIÓN

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

El solicitante se compromete a cumplir, durante su desempeño como inspector acreditado, con las normas vigentes en la materia, las que declara conocer en este acto.

 

 

 

 

Lugar y fecha: .............................................................                     ...............................................

                                                                                                                             FIRMA DEL SOLICITANTE             

 

 

ANEXO G

 

INFORME DE EVALUACIÓON PRELIMINAR

 

EMPRESA/ENTIDAD

 

 

Código de Estado de Revisión (1)	Versión y fecha del Manual (2)	Fecha de Recepción (3)	Fecha de Revisión (4)	Recibido por (5)	Revisado por (6)	Aceptado por (7)	Fecha notificación (8)

 

Instrucciones para el llenado

 

Columna 1

Indicar el Código de estado:

RM:  Recepción del Manual                       1ª Rev:  Primera Revisión

2ª Rev.:  Segunda Revisión                        MA:  Manual aceptable

 

Recepción del Manual

Indicar RM en columna 1.

Registrar versión y fecha del manual en columna 2.

Registrar fecha de recepción en columna 3.

Firmar en columna 5.

 

Revisión del Manual

Indicar 1ªRev. en columna 1.

Registrar versión y fecha del manual en columna 2.

Indicar fecha de revisión en columna 4.

Firmar en columna 6.

Indicar fecha de remisión de la Nota de Solicitud de Manual Revisado, cuando corresponda.

 

Aceptación del Manual

Indicar MA en columna 1.

Indicar versión y fecha del manual en columna 2.

Firmar en columna 7.

Indicar fecha de envío de nota de aceptación.